Unbedachter Umgang mit E-Mail-Verteilern kann teuer werden
Kommunikation läuft heute zum größten Teil in digitaler Form ab, auch im Vereinsleben. Täglich nutzen Mitarbeiter oder Vorstände der Vereine EMails zur Kommunikation. Es werden Informationen zum Vereinsleben ausgetauscht, mit Behörden kommuniziert, Ausschreibungen versendet, für Turniere geworben. Leider gehen viele aus Unwissenheit zu sorglos mit der Weitergabe von Daten um.
Oftmals werden E-Mails nicht nur an einen Empfänger geschickt sondern gleichzeitig an mehrere. Oftmals wird nicht bedacht, dass es sich dabei um eine Weitergabe von Daten handelt, die besondern Schutz durch Datenschutzgesetze und Datenschutznormen genießen. Dazu gehören auch E-Mail-Adressen, die für alle Empfänger sichtbar sind, wenn ausschließlich die Felder "An" oder "CC" genutzt werden. Von dieser Verfahrensweise ist mit Bezug auf die DSVGO dringend abzuraten. Denn E-Mail-Adressen werden als personenbezogene Daten eingestuft, die nur weitergegeben werden dürfen, wenn eine ausdrückliche Zustimmung des Besitzers vorliegt.
Darauf weist auch die Internetseite www.vereinswelt.de in einer aktuellen Meldung noch einmal ausdrücklich hin. In vielen Fällen dürfte eine solche Zustimmung fehlen.
Für das Problem gibt es einfache Lösungen. Zum einen sollten in den EMail-Programmen alle Empfängeradressen in das Feld BCC (Blindkopie) eingetragen werden. Zum anderen bieten verschiedene Programme sogenannte Plugins an, die Serienmails sauber versenden, so dass der Empfänger nur seine eigene EMail-Adresse sieht. So kann zum Beispiel der vielgenutzte EMail-Client Mozilla Thunderbird mit dem Plugin Mail Merge erweitert werden.
